La permanence téléphonique pour les entrepreneurs

Publié le : 20 avril 2020

Vous avez lancé votre microentreprise, TPE, PME ou Startup, récemment ou pas, et celle-ci commence à vraiment décoller. Félicitations ! Au point que vous commencez à rencontrer des problèmes de gestion du flux des appels entrants. Vous n’êtes donc pas à plaindre, mais des solutions existent pour absorber ce flux et optimiser la croissance de votre activité.

Bien sûr vous pourriez embaucher un(e) ou plusieurs assistant(e)s, mais cette solution ne correspondrait pas forcément à vos besoins, à vos moyens ou à la configuration du lieu d’exercice de votre activité. Auparavant utilisée par les professions médicales et libérales, l’externalisation de la permanence téléphonique est devenue très en vogue auprès de nouveaux profils tels que le vôtre. Petit focus sur cette tendance aux multiples atouts.

Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ?

Déléguer pour mieux se recentrer sur son business

Lorsque vous lancez votre projet, vous tenez à être sur tous les fronts, occuper tous les postes. Puis vous comprenez rapidement que certaines tâches ne relèvent pas du véritable champ de compétences qui est le vôtre. Que vous soyez dirigeant de PME ou microentrepreneur, le constat est le même.

Il devient donc essentiel de déléguer ou d’externaliser ces tâches afin de vous recentrer sur votre cœur de métier. Autrement, vous pourriez être amené à stagner dans votre progression, voire à mettre votre croissance en péril.

J’embauche une équipe de secrétaires ou pas ?

Si la prise de contact téléphonique fait partie de la stratégie marketing que vous avez déployée auprès de vos prospects, vous avez tout intérêt à confier ce volet de votre communication à de véritables professionnels afin d’éviter de vous retrouver détourné de vos priorités business ou pire : de vous retrouver submergé et d’être dans l’incapacité d’absorber ce flux.

Évidemment, il est hors de question de mettre vos prospects en attente à la manière d’un call center de fournisseur d’accès internet !

D’ailleurs, saviez-vous qu’encore de nos jours, 1 appel sur 4 d’un prospect ou client à destination d’une entreprise n’est ni réceptionné ni traité ?

Si des prospects ne parviennent pas à vous joindre rapidement, vous passez à côté de marchés. Idem pour vos clients, ce qui est d’autant plus préjudiciable à votre image de marque. Mais avez-vous seulement les moyens matériels et financiers d’embaucher une équipe de télésecrétaires?

Externaliser sa permanence téléphonique pour pérenniser son activité

En recourant aux services d’une société de télésecrétariat pour cette composante de votre communication marketing, vous résolvez toutes ces problématiques à moindres frais. Vous vous assurez également de conserver une qualité de communication professionnelle.

Spécialisée et équipée en ce sens, elle est capable d’absorber le flux de réception de plusieurs appelants de manière simultanée, pour réduire au maximum le temps d’attente et ne plus rater de réception d’appels décisifs pour votre business.

Vos prospects bénéficient d’un accueil téléphonique et d’une boite vocale personnalisés selon l’image de marque que vous voulez véhiculer. Ils ont vraiment l’impression d’avoir affaire directement au secrétariat de votre entreprise !

Mais attention ! Toutes ces sociétés ne se valent pas. Et l’enjeu ici est fort, car il s’agit à la fois de capter votre nouvelle audience de prospects pour les convertir en clients, mais aussi d’assurer pour toute votre clientèle, nouvelle ou fidèle, une qualité de service continue et optimale.

Il est donc essentiel que la société de télésecrétariat pour laquelle vous avez décidé d’externaliser votre permanence téléphonique ait bien saisi votre positionnement, votre message marketing et connaisse bien les produits ou services que vous proposez. Voyons de plus près la valeur ajoutée que peut vous apporter une telle société.

Les bénéfices de l’externalisation de la permanence téléphonique

Un gain financier assuré

Nous l’avons abordé précédemment, le fait de confier la gestion de votre permanence téléphonique à une société de télésecrétariat va vous permettre de réaliser une belle économie financière. En effet, un employé rémunéré au SMIC coûte actuellement près de 20.000 euros par an à son employeur.

Alors que pour un coût annuel bien moindre (pas de charges sociales notamment), vous avez la possibilité de proposer à votre clientèle la même prestation de services. Il faut savoir qu’une secrétaire externalisée est régulièrement formée sur son poste, parvenant ainsi à exécuter les mêmes tâches qu’une secrétaire internalisée avec le même degré de qualité.

Car il n’est pas question ici d’un service low cost. Reconnaître une bonne société de télésecrétariat est assez simple : c’est celle qui place votre image de marque au centre de ses préoccupations. C’est celle qui forme ses secrétaires avec cette priorité.

Des services personnalisables

Mais c’est aussi celle qui vous propose un éventail de services personnalisables en fonction de vos besoins. Avez-vous besoin d’une permanence téléphonique quotidienne ou ponctuelle ?

En effet, toutes les entreprises n’ont pas affaire au même volume d’appels entrants, n’ont pas nécessairement besoin de disposer d’une plage horaire de réception hyper étendue ou encore de manière permanente sur l’année.

Il est donc important de pouvoir moduler cette offre afin de ne pas gaspiller votre budget communication. Certaines de ces sociétés vous proposent purement et simplement une offre sur-mesure !

Une société d’externalisation de votre permanence téléphonique peut vous offrir les services suivants :

• Un agenda sur-mesure : consultable où que vous soyez, sur différents supports numériques (Smartphone, Tablette, ordinateur), votre agenda vous tiendra informé de votre planning en temps réel. Vous recevrez également des notifications pour ne pas manquer un seul changement d’organisation.
• La réception de notifications : Pour ne plus manquer un seul rendez-vous.
• Un répondeur personnalisé
• Le transfert d’appels sur votre mobile en cas d’urgence

Le tout doit être digitalisé pour répondre aux exigences de la dématérialisation, auxquelles toute entreprise en phase avec le 2.0 se doit de souscrire.

Mais surtout un gain de productivité

Car c’est le plus important : vous investissez dans un service afin qu’il vous dégage un précieux temps que vous consacrez immédiatement au développement de votre chiffre d’affaires. Vous devenez plus productif dans votre business, mais surtout plus efficace !

Il ne vous reste plus qu’à piloter à distance la gestion de votre permanence au rythme de votre activité. Vous pouvez désormais faire face de manière confortable à une surcharge de travail ponctuelle ou durable.

Vous n’êtes plus importuné par la sonnerie du téléphone et pouvez choisir quels appels doivent vous être transmis directement, en fonction du degré de priorité que vous leur accordez.

Vous souhaitez externaliser votre permanence téléphonique et gagner un temps précieux pour votre activité ? Implantée à Paris, Assistel vous propose un service de télésecrétariat personnalisé pour répondre aux besoins de votre profession.

J’accélère la croissance de mon entreprise

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